7 tips og triks i Excel - Aron og Olga gjør deg til en Excel-mester
Har du noensinne googlet “hvordan bruke Excel”? Da er du på rett plass.
Regnearkprogrammet Excel er et av de kraftigste og smarteste digitale verktøyene. Men de mange funksjonene og verktøyene i programmet kan virke overveldende og kompliserte. Kanskje har du knotet rundt inne i Excel-ark og sløst bort tiden på å lete frem tallene eller regnestykkene du faktisk trenger?
Tiden for knot er forbi. For å gjøre deg til ditt mest produktive og organiserte selv, har Aron og Olga fra Garnes Data og Boox samlet sine beste tips i Excel. Lås opp verktøykassen i Excel og skap lesbare, smarte Excel-ark som imponerer kollegaer, kunder - og deg selv.
Er du klar for å forelske deg i regnearket Excel?
Hva er Excel?
Excel er et av programmene i Microsoft 365. Det benyttes daglig av millioner av bedrifter, studenter og privatpersoner over hele verden.
Excel er et elektronisk regneark. Det hjelper deg å organisere, beregne og presentere data. Med sine mange funksjoner, automasjoner og fordeler kan det bli et nyttig verktøy du benytter gang på gang.
Dataen du skal behandle kan være mye forskjellig. Det kan være salgstall, budsjetter, diagrammer, oversikter, beregninger, logiske problemer, skjemaer, lister eller noe helt annet. Kun fantasien din setter grenser.
Vi tror du får best bruk for Excel når du skal få unnagjort viktige oppgaver du gjør ofte, bare enda mer effektivt. Leder eller eier du en liten eller mellomstor virksomhet, vil Excel frigi mye av tiden din. I stedet for å bruke tid på repetitive oppgaver, får du dedikere tiden din til det du faktisk bryr deg om.
Det hjelper Aron og Olga deg med.
Hils på Excel-hodene Aron og Olga
Aron Sidhu er partner og styreleder i vårt søsterselskap, regnskapsbyrået Boox. Han er også forretningsutvikler i Garnes Data, og bidrar til å gjøre oss til en proaktiv IT-partner med effektive prosesser og optimal kommunikasjon.
Olga Dubovskaia er regnskapsmedarbeider i Boox. Hun har knukket Excel-koden, og skjønt hvordan enkle grep skaper stor forskjell i en travel arbeidshverdag, når du må sjonglere flere baller i luften samtidig.
Aron og Olga er to smarte Excel-hoder. De bruker Excel daglig, og kjenner de smarte snarveiene.
Hvorfor ikke gjøre store oppgaver på minutter, når det tidligere tok timer eller dager?
Dette er deres beste Excel-hemmeligheter.
Aron bruker Excel til å kutte tidsforbruk på viktige oppgaver
7 tips og triks i Excel
“Excel er helt klart best når det har mye data i seg. Ved importering av rapporter og tall får du virkelig utnyttet de gode funksjonene.”
Det kan Aron fortelle. Ved å importere rapporter, oversikter, analyser og tall fra andre steder, sparer du mye tid. Du kan også skrive inn dataene dine manuelt, og deretter redigere dem med tipsene hans. Jo mer data, jo bedre fungerer Excels mange funksjoner.
“Excel er helt klart best når det har mye data i seg. Ved importering av rapporter og tall får du virkelig utnyttet de gode funksjonene.”
Excel-tips 1: Tabell
Vi starter helt enkelt.
Eksempel på tabell fra Excel. Den fargerike formatteringen får du lære litt lenger ned.
Fyll inn data i Excel-arket ditt.
Du kan enten importere data fra et annet program, føre inn dataene manuelt, eller klippe og lime.
Når du så skal skape oversikt over dataene dine, og finne fram i dem, er Tabellfunksjonen i Excel optimal.
Slik lager du en tabell i Excel
Skriv inn data i regnearkets kolonner. Dette kan være data som kundenavn, organisasjonsnummer, kontaktperson, kundetype, konsulentnavn, fakturaadresse o.l.
Marker den øverste raden i dokumentet ved å trykke på den aller første tallkolonnen helt til venstre.
Hold inne Shift + Command/Ctrl, og trykk på nedtasten. Da vil alle rutene med data bli markert.
Gå til Sett Inn, deretter Tabell. Trykk OK.
Excel vil nå dele inn alle dataene dine i en tabell.
Du legger enkelt til rader eller kolonner uten at det ødelegger tabellen. Excel vil automatisk oppdatere formateringen.
Vil du endre utseendet på tabellen din? På Tabell-knappen i hovedmenyen velger du innstillinger. Der endrer du farge, format, og du kan legge til filtreringsknapper.
Excel-tips 2: Filtrering
Nå som du har laget tabell av dataene dine, er neste tips filtrering. Filtrering er nyttig for å finne nøyaktig den informasjonen du leter etter, raskt og enkelt: Du filtrerer bort uviktig informasjon. I stedet for å gå manuelt gjennom hele tabellen for å finne, telle, sammenligne og analysere, lar du Excel gjøre det for deg.
La oss gi deg et eksempel.
Du skal holde et fysisk seminar i Oslo, og vil invitere kunder som holder til i byen, og som driver i servicebransjen.
I Excel har du allerede laget en tabell over alle dine kunder. Tabellen inkluderer to kolonner: Hvilken by kundene holder til i, og hvilken bransje de jobber i.
For å finne kundene du vil invitere til seminaret ditt, bruker du Filtrering.
Slik filtrerer du:
På den øverste raden i tabellen din, vil rutene få et pilikon (markert i rødt på bildet under til venstre). Dersom det ikke kommer automatisk når du lager tabellen din, legger du det enkelt til under Tabell-knappen i hovedmenyen.
Trykk på pilen i kolonnen du vil filtrere informasjon i.
Filtrer slik du ønsker. Du kan sortere dataene etter ulike egenskaper, som alfabetisk rekkefølge, stigende eller synkende tall, eller farger.
På skjermbildene under ser du hvordan vi har filtrert bort kunder som ikke skal inviteres til seminaret ditt. Ved å filtrere står du igjen med nøyaktig de kundene du leter etter.
Eksempelbilde på filtrering.
Kun radene med den ønskede dataen vil vises.
Exceltips 3: Frys rader eller kolonner
Jobber du med et stort dokument med mange rader og kolonner, kan det fort bli tungvint å scrolle fram og tilbake for å finne riktig informasjon. Kutt ned letetiden ved å fryse rader og kolonner.
Aron og Olga pleier alltid fryse første rad og kolonneoverskriftene. Slik vet de alltid hva han ser på, og hvilke tall som passer sammen.
Slik fryser du rader og kolonner:
Velg denne knappen
Marker ruten som er under raden du vil fryse, og til høyre for kolonnen du vil fryse
Gå til Visning, velg Frys ruter.
Her kan du også velge Frys øverste rad eller Frys første kolonne, dersom du kun vil fryse én av dem.
Nå kan du scrolle så langt til høyre eller så langt ned du bare vil. Du vil fortsatt de se fryste rutene.
Vil du frigjøre rutene du har fryst? Bare velg Frigi ruter, samme sted som du har trykket Frys ruter.
Exceltips 4: Betinget formatering
Lærer du best visuelt? Eller skal du presentere resultater for en kollega eller en kunde? Da er betinget formatering din venn.
Betinget formattering fungerer perfekt for å visualisere og sammenligne resultater og data opp mot hverandre. Du endrer utseendet på noen av rutene i arket ditt, basert på hva de inneholder.
Slik gjør du det:
Slik kan du formatere dataen din
Marker rutene du vil redigere: Klikk og dra for å markere flere.
Gå til Hjem i hovedmenyen, deretter Betinget formatering møt høyre i verktøylinjen.
Velg Ny regel. Du får forskjellige alternativer, som Celleverdier, Databjelke eller Formel. Her velger du selv hvordan du vil visualisere dataene dine. Kanskje skal du vise gode salgstall i grønt, og dårlige salgstall i rødt? Kanskje du vil visualisere hvor langt dere har kommet i et prosjekt ved å bruke datastolper som viser hvor mange prosent av prosjektet som er utført? Du eksperimenterer og finner løsningen som passer best.
Du kan også sette opp din egen regel, ved å velge Betinget formatering og deretter Ny regel.
Godkjenn regelen ved å velge "OK".
På bildet til høyre har vi først brukt datastolper med rosa gradert fyll i kolonne D for å vise hvor stor framgang vi har på på et prosjekt.
Deretter har vi laget en ny regel som visualiserer gode og dårlige salgstall med fargekoder i kolonne F-I. Høy prosent blir formatert som grønt, og lavere prosenter blir formatert som gul, oransje eller rødt.
Du kan eksperimentere med ulike betingelser og formater for å gjøre dataene dine enklere å forstå! Det viktigste er at det blir lettere å lese, forstå og analysere dataene dine med bruk av visualisering.
Exceltips 5: Sparklinegrafikk - enkel visualisering
En sparkline i Excel er et lite diagram som vises inne i en enkelt rute. Ved å plassere grafikken inni én rute, får du visualisert dataene uten å benytte for mye plass. Perfekt om du bruker flere grafer i ett regneark.
Eksempel på Sparkline grafikk.
Sparklinegrafikk er genialt om du vil vise trender og mønstre, sesongmessige svingninger eller økonomiske sykluser i data.
På eksempelbildet til høyre får du et umiddelbart inntrykk av hvordan det går med bedriftens utvikling via et linjediagram.
Basert på salgstallene fra de fire siste kvartalene kan vi se at den ene kunden har hatt stor nedgang, mens den andre har en stor framgang.
Slik setter du inn sparklinegrafikk:
Velg ruten du vil ha sparklinegrafikken i.
Gå til Sett inn i hovedmenyen.
Under Sparklines, velg ønsket sparklinetype, f.eks. linje eller kolonne.
Velg så dataområdet for sparkline i dialogboksen “Opprett sparklines”. I eksempelbildet over har vi markert dataene under Q1-Q4.
Klikk OK.
Du kan også formatere sparkline-diagrammet ved å endre farger, legge til indikatorer og tilpasse stilen under Betinget formatering.
Olga er et ekte Excelhode
Exceltips 6: Beskytt/lås regneark
Ofte er det en god idé å samarbeide på ulike Excel-regneark i Sharepoint. Men dersom mange eller alle de ansatte i virksomheten din har tilgang til et regneark, kan det fort skje uhell eller små feil.
Du vil definitivt unngå at noen tukler med tall, eller skriver inn data der de ikke skal. Hvis du vil være helt sikker på at ingen redigerer viktige ruter, rader og kolonner, kan du beskytte regnearket: Enten hele, eller deler av det.
Slik beskytter du hele regnearket:
1) Velg regnearket du vil beskytte. Velg Se gjennom i hovedmenyen.
2) Velg Beskytt ark. I menyen som kommer opp kan du sette et passord som kun de som skal redigere regneark, skal vite.
3) Trykk OK.
Nå er regnearket låst og beskyttet. All informasjon og data i regnearket kan dermed leses av ansatte og kollegaer, men ikke redigeres. Man trenger passordet for å åpne regnearket for redigering.
Slik beskytter du deler av regnearket:
Kanskje ønsker du at ansatte eller kollegaer skal fylle inn sine egne tall i et visst område, men ellers låse regnearket for redigering. Da fører vi til et par ekstra steg i prosessen over:
1) Marker området som ikke skal kunne redigeres av andre
2) Høyreklikk og velg Formatter celler
3) Gå til Beskyttelse. Huk av for Låst.
4) Gå så til Se gjennom og velg Beskytt ark.
5) Huk av for at brukere av dette arket kan Velg ulåste celler.
6) Trykk OK.
Nå kan ansatte redigere alle ruter som ikke er låst, mens delene du vil beskytte, er off-limits.
Exceltips 7: fx-knappen
Er du en menneskelig datamaskin som Olga og andre regnskapsførere, kan du antakelig mange Excel-formler i hodet.
Benytt fx-knappen hyppig for å bli et Excel-mester.
Dersom du er mer som oss andre dødelige, er fx-knappen din personlige tryllestav.
På denne knappen finner du alle de avanserte formlene i Excel. Kanskje benytter du allerede de vanligste, som SUMMER, GJENNOMSNITT og HYPERKOBLING.
Trykk på denne knappen om du er usikker, og for å lett kunne velge data og funksjoner uten å skrive inn formelen manuelt.
Bonustips i Excel
Står du helt fast, eller trenger ekstra hjelp? Kunstig intelligens er din venn. Det popper opp stadig flere modeller, enten som chattjenester eller integrert i programvaren du allerede bruker.
Problemløser-tillegg
Bruk Problemløser-tillegget i Excel til å løse hva-skjer-hvis-analyser.
Slik bruker du det:
Åpne Excel.
Gå til Filer > Alternativer (i Excel 2010 og nyere).
Velg Tillegg og deretter Excel-tillegg i Behandle-boksen.
Klikk på Gå til.
Merk av for Problemløser-tillegget i boksen for Tilgjengelige tillegg, og klikk deretter OK.
Når du har lastet inn Problemløser, finner du kommandoen i Analyse-gruppen på Data-fanen. Med Problemløser kan du finne optimale verdier (maksimum eller minimum) for formler i ruter, kalt målceller, under gitte begrensninger for andre formelceller i regnearket. For eksempel kan du justere annonseringsbudsjettet og se hvordan det påvirker forventet fortjeneste.
Husk at Problemløser er et kraftig verktøy, så det kan hjelpe deg med å løse komplekse problemer i Excel.
KI-modeller for ekstra hjelp
På AI Excel Bot kan du generere komplekse formler til store og små oppgaver ved å gi kunstig intelligens enkle tekstintruksjoner.
Prøv på nettsiden her: https://aiexcelbot.com/
Ikke minst har Microsoft (som er produsenten bak Excel) også sin egen KI-modell: Co-pilot.
Co-pilot vil bli stadig mer integrert i Microsofts programmer og applikasjoner. Utnytt det kraftige verktøyet til å søke etter svar og utføre oppgaver. Du kan også oppsøke språkmodellen på https://copilot.microsoft.com/.
Klar for å rydde i økonomien din? 🚀
Olga og Aron rydder i ditt regnskap og din virksomhet sin økonomi
Er det på tide å ta regnskapet ditt på alvor?
Boox spesialiserer seg på regnskap for små og mellomstore bedrifter. Med smarte, effektive verktøy og fremtidens teknologi effektiviserer vi regnskapet ditt.
Mindre tid til rot, mer tid til orden.
Bli et IT-hode med våre andre blogginnlegg
Har du googlet “hvordan bruke Excel” før? Da er denne guiden for deg. Excelhodene Aron og Olga gir deg sine 7 beste Excel tips og triks, slik at du også kan bli en Excel-mester.